Что входит в обязанности офис менеджера

Ответы на вопросы в статье по теме: "Что входит в обязанности офис менеджера" с выводами. Здесь собран и подготовлен тематический материал. При возникновении вопросов задавайте их юристу-консультанту.

Работа офис-менеджера: обязанности, полный спектр

Для организации либо офиса крайне важно наладить бесперебойную работу, во время которой возникают организационные дела, накапливается текущая документация. Налаживать эти и другие процессы необходимо опытному офис-менеджеру. В их компетенцию входит ведение делопроизводства, налаживание коммуникативных связей.

Работники путают секретаря организации с должностью офис-менеджера, ошибочно полагая, что это одна и та же профессия. В реальности круг должностных обязанностей у менеджера гораздо шире привычного секретаря, он сочетает в себе некоторые функции завхоза, секретаря, менеджера по набору персонала и многое другое. Каждый ли сотрудник станет преуспевающим офис-менеджером? Какими личностными качествами он должен обладать?

Личные качества офис-менеджера и общие требования к кандидатам

Все директивы руководства, адресованные сотруднику, исполняются в кратчайшие сроки. По этой причине от кандидата требуют, чтобы он был ответственным и исполнительным, пунктуальным. При этом не менее важны умственные способности кандидата: отличная память и умение сконцентрироваться на проблеме.

Человек, стремящийся занять эту привлекательную должность, осознает, что будет лицом компании, поэтому здесь ему придется проявлять все свои коммуникативные навыки. Он должен проявлять доброжелательность по отношению к посетителям и клиентам компании.

Очень важное условие для принятия на эту должность: кандидату необходимо обладать грамотной речью, знать и применять основы деловой этики, уметь организовывать и вести деловые переговоры.

Офис-менеджера должно заботить все, что касается работников компании, вплоть до организации обедов на рабочих местах и мелкого ремонта оргтехники.

Какие личные навыки нужно сотруднику развивать в себе, чтобы добиться успеха на офисном поприще?

Требуемые навыки для успешной работы офис-менеджера

Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:

  • Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
  • Отличная скорость печати для набора текстов для документов

Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.

На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?

Общие положения должностной инструкции

В каждой компании общепринятая должностная инструкция отличается по содержанию, но имеются общие положения, остающиеся в неизменном виде. Работа офис-менеджера и его обязанности в подробностях прописаны в этом документе. Вот общие положения, касающиеся работника:

  • Позиционируется в компании как специалист
  • Назначение на должность и освобождение от него производится на основе соответствующего приказа

Какие действия входят в прямые обязанности полноправного офис-менеджера? Об этом также упоминается в общей инструкции.

Прямые должностные обязанности

Согласно действующей инструкции, в прямые обязанности входят:

  • Ответ на телефонные звонки, фиксирование и передача информации гендиректору и иным сотрудникам
  • Обеспечивать бесперебойный документооборот компании: прием, регистрация и учет, хранение ценной корреспонденции
  • Выполнение копий ценной документации по поручению руководства

Приглашение на собрание

Каждому сотруднику, пришедшему на эту ответственную должность, важно знать прямые обязанности и права.

Основные права

В общепринятой должностной инструкции также определены права:

  • Предоставление полноценной информации для исполнения поручения, включая и конфиденциальные данные
  • Для результативности работы вносить различные новаторские предложения
  • Требовать условия работы, в которых будет комфортно исполнять предписанные действия
  • Поступать в рамках собственной компетенции. Сотрудник имеет право принимать решения в рамках собственного профессионализма

В зависимости от направленности организации этот список прав дополняется либо сокращается. Деятельность офис-менеджера проходит в обстановке легкого напряжения, поскольку ему приходится в течение дня находить правильное решение разноплановых задач. По этой причине столь важно, чтобы занимаемая должность приносила удовлетворение.

Во время отбора претендентов на должность, руководители компаний рассматривают возраст, а также личностные качества кандидата.

Чаще на это место принимают девушек в возрасте от 25 лет и старше, обладающих организаторскими качествами. Стрессоустойчивость кандидата при этом важна, руководители оценивают уровень владения устной и письменной речью. Поэтому если сотрудники хотят погрузиться в атмосферу насыщенной офисной жизни, то эта должность как раз для них!

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Prom-Nadzor.ru

Должностная инструкция офис-менеджера

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция
офис-менеджера [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

Читайте так же:  Срок исковой давности по суброгации

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия, подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (секретарь, делопроизводитель, инспектор, референт и т. п.).

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством РФ;

— Положением о функциональных службах предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен знать:

— структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;

— организацию делопроизводства, схемы документооборота;

— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

— государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

— инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового учета;

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

— деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.6. Офис-менеджер должен уметь:

— составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;

— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

— вести деловые переговоры;

— пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой;

— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;

1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает [вписать нужное] или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Основные обязанности

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций.

2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений.

2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.

2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями, органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т. п.).

При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает генеральному директору.

2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.

2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению генерального директора готовит справки по исполнению договоров.

2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.

2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет командировочные документы.

2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, организует их техническое обслуживание.

2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.

2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального директора, связанные с деятельностью фирмы.

2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:

— сохранять конфиденциальность информации;

— своевременно выполнять распоряжения руководства;

— соблюдать правила и сроки подготовки документов;

— обеспечивать сохранность документов;

— соблюдать правила и нормы делового общения, служебную субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке, исполнению документов.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.

3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными звонками.

3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства.

3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей, установленных трудовым договором и законодательством РФ.

4. Ответственность

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:

4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

4.2. Сохранение конфиденциальности информации.

4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной дисциплины.

4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных ценностей.

Читайте так же:  Третейский суд какие дела рассматривает

4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом генерального директора.

Профессия офис-менеджер

Профессия офис-менеджера появилась сравнительно недавно. Раньше людей такой профессии называли «администратор», но с изменением бизнеса специальность офис-менеджера приобрела новые черты.

Часто офис-менеджеров путают с секретарем, менеджером по персоналу и администратором. Отчасти офис-менеджер выполняет и те и другие функции, но лишь отчасти. Самой же работе офис-менеджера присущи несколько другие качества.

Офис-менеджер — специалист, занимающийся управлением всех офисных служб, координацией их работы, снабжением офиса необходимыми расходными материалами. Подчиняется непосредственно генеральному директору или заместителю директора по персоналу, иногда — руководителю отдела по персоналу.

Профессиональные обязанности офис-менеджера:

  • курирование работы всего офиса;
  • координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.);
  • ведение деловой корреспонденции;
  • распределение звонков;
  • встреча посетителей;
  • административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
  • работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
  • подготовка накладных, счет-фактур;
  • списание материалов;
  • ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
  • ведение офисных расходов, документооборота оплат;
  • организация праздников и других корпоративных мероприятий;
  • обеспечение чистоты и порядка в офисе;
  • анализ деятельности поставщиков — это требование действует не во всех компаниях;
  • ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам — требование не для всех компаний;
  • оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников — это требование чаще предъявляются в крупных российских компаниях, особенно — строительных и страховых;
  • ведение деловой корреспонденции на иностранном языке — это требование иностранных или крупных российских компаний;
  • обязанности переводчика — такое требование предъявляется лишь в западных компаниях.

Это основные обязанности офис-менеджеров, но как говорят представители кадровых агентств, в разных компаниях, кроме вышеперечисленных функций, к офис-менеджерам предъявляются самые различные требования. В западных компаниях, чаще всего, офис-менеджер сочетает в себе функции: хозяйка офиса + секретарь + личный помощник и по сути приравнивается к должности — административный директор компании.

Необходимое образование:

  • чаще требуется высшее, но в небольших компаниях это может быть средне-специальное;
  • в связи с тем, что мало где готовят именно офис-менеджеров, большинство компаний отдает предпочтение специалистам с гуманитарным образованием — филологическим, журналистским, в области PR, иногда — экономическим;
  • приветствуется, дополнительно к высшему образованию, — окончание специализированных курсов;
  • приветствуется окончание дополнительных курсов по знанию ПК (Word, Exсel), знание 1С;
  • знание иностранного языка — в западных компаниях это обязательное требование.

Требования к офис-менеджеру:

  • организаторские способности;
  • самостоятельность в принятии решений;
  • умение распределять обязанности между персоналом;
  • коммуникабельность;
  • гибкость;
  • терпеливость;
  • тактичность;
  • пунктуальность;
  • добросовестность;
  • деловой этикет.

Профессия офис менеджера

Любое офисное пространство, в котором есть руководитель и хотя бы несколько наемных сотрудников, подразумевает наличие некой организующей силы, которая обеспечивает бесперебойную работу офиса и его нормальное функционирование. Такой силой является наличие в штате офис-менеджера.

Что предполагает данная должность

В небольших организациях офис-менеджер зачастую сочетает в себе функции бухгалтера по первичной документации и кадрового работника. В крупных компаниях в его подчинении могут находиться секретариат, водители и административный персонал.

Такое обилие обязанностей формирует определенный набор необходимых личностных качеств потенциального претендента на эту должность. Основные из них – это коммуникабельность, ответственность, исполнительность, оперативность, организаторские способности и пунктуальность.

Требования к данному специалисту

К ним необходимы также определенные специфические навыки, которые вытекают из списка обязанностей: уверенное владение персональным компьютером и работа с офисной техникой, грамотная устная речь и навыки деловой переписки, знание делопроизводства. В случае необходимости к списку требований могут быть добавлены знание иностранных языков, бухгалтерского учета, трудового законодательства и т.д.

Должностные обязанности

Список возлагаемых обязанностей может быть весьма и весьма обширен и зависит всегда от требований конкретной организации.

Видео (кликните для воспроизведения).

Из общего перечня обязанностей можно выделить те, которые включаются в должностную инструкцию практически всегда:
  • Обработка входящей и исходящей корреспонденции, ведение деловой переписки, перераспределение внутри организации входящих документов по назначению;
  • Делопроизводство, контроль документооборота, отслеживание сроков договоров и соглашений;
  • Ведение телефонных переговоров, прием входящих звонков;
  • Прием посетителей – клиентов, контрагентов, партнеров, контролирующих органов;
  • Обеспечение офиса необходимыми принадлежностями: канцелярские принадлежности, мебель, оргтехника. Сюда же можно отнести отслеживание возникающих неполадок и поломок, своевременный вызов соответствующих мастеров;
  • Составление графика работы офиса, учет рабочего времени, составление и ведение рабочего графика руководителя;
  • Организация командировок сотрудников, логистика перевозимых грузов;
  • Организация мероприятий – совещаний, конференций, корпоративов;
  • Ведение клиентской базы;
  • Ведение протоколов собраний и совещаний.

Помимо прочего на офис-менеджера также могут быть возложены обязанности по ведению сайта, организации рекламы, заказу сувенирной и полиграфической продукции, распространение информационных материалов о компании и т.д.

Читайте так же:  Кпк рост новости уголовный суд в казани

О данной профессии рассказано в следующем видеосюжете:

Что указывать в резюме

Таким образом, при составлении резюме на вакансию офис-менеджера необходимо указать наличие приведенных выше личностных качеств и специальных навыков, а также отталкиваться от конкретных требований работодателя, указанных в описании вакансии, так как они могут существенно варьироваться по сравнению со стандартными требованиями.

Большинство вакансий доступны только при наличии диплома о высшем образовании, хотя конкретная специальность как правило не принципиальна, образование может быть экономическим, юридическим, лингвистическим, филологическим, психологическим или любым другим, соответствующим направлению работы. Помимо этого работодатель часто указывает наличие фотографии соискателя как обязательное условие приема резюме к рассмотрению. Это связано с тем, что офис-менеджер станет лицом компании, и большинству работодателей небезразлично, как оно будет выглядеть.

Особенности работы офис менеджера

Агентства недвижимости

Поскольку работа в агентстве недвижимости во многом связана с наращиванием клиентской базы, а также тщательной проработкой юридической базы сделок, работа офис-менеджера непосредственно связана с этими особенностями.

Может потребоваться размещение рекламной информации, заказ сувенирной продукции, обзвон действующих или потенциальных клиентов, разъяснение последовательности действий по оформлению недвижимости, в том числе в государственных органах, банках, у нотариусов.

Строительные компании

Работа, связанная со строительством, подразумевает большой объем закупок строительных материалов, логистику их перевозок, лизинг тяжелой техники, прием на временную или сезонную работу дополнительных сотрудников по срочному договору, в том числе иностранных граждан. Определенная часть этих обязанностей, в зависимости от размера компании, может быть возложена и на офис-менеджера.

Страховые компании

Дополнительная специфика страховых компаний часто добавляет к обязанностям офис-менеджера учет производительности сотрудников, обзвон клиентской базы, направление коммерческих предложений и расчетных документов, подготовку договоров страхования, заказ полиграфической и рекламной продукции.

Так или иначе, но практически в любой сфере работы организации от офис-менеджера требуется работа с ее клиентами. Это может быть и просто прием посетителей, и направление их к нужному специалисту, и самостоятельная работа с клиентом в рамках своих полномочий, и привлечение новых клиентов, и активные продажи при необходимости. Во всех этих случаях опыт взаимодействия с людьми, умения расположить к себе, а также навыки убеждения просто необходимы для работы на этой должности.

Дополнительно следует отметить, что необходимо четко понимать различия в должностях секретаря и офис-менеджера, поскольку, как следует из всего вышесказанного, должностные обязанности офис-менеджера часто могут включать в себя также и секретарскую работу, но в целом гораздо шире, и совмещение этих должностей происходит только в тех случаях, когда штат организации достаточно небольшой, а объем обязанностей не обеспечивает загруженности двух штатных единиц со схожими функциями.

О курсах подготовки и получаемых навыках по данной профессии смотрите в следующем видеосюжете:

Охрана Труда

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция офис-менеджера

  1. Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность офис-менеджера.

1.2 Офис-менеджер относится к категории специалистов.

1.3 Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению руководителя организационно-аналитического отдела.

1.4 Взаимоотношения по должности:

руководителю организационно-аналитического отдела

Лицо, назначенное директором предприятия

  1. Квалификационные требования офис-менеджера:

высшее; среднее профессиональное образование

опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее не менее 1 года; 2 лет; 3 лет

Устройство офиса и принципы его зонирования.

Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.

Методы стратегического и тактического планирования.

Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.

Принципы построение организационной структуры офиса.

Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.

Этику взаимоотношений в рабочей группе.

Мотивационные методы и мотивационные стратегии.

Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.

Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.

Принципы организации снабжения офиса.

Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

Основы бухгалтерского учета.

Техническое оснащение офиса.

Правила пользования оргтехникой.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Основы трудового законодательства.

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Работы с офисной техникой

специальная подготовка (курсы, классы, пр.) по направлению «Офис-менеджер»

  1. Документы, регламентирующие деятельностьофис-менеджера

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (руководителя организационно-аналитического отдела); Положение об организационно-аналитическом отделе, Должностная инструкция офис-менеджера, Правила внутреннего трудового распорядка.

  1. Должностные обязанностиофис-менеджера

4.1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).

Читайте так же:  Какие права имеют совершеннолетние дети

4.2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.

4.3. Разрабатывает «кодекс» поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).

4.4. Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

4.5. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).

4.6. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.

4.7. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.

4.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

4.9. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.

4.10. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.

4.11. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

4.12. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

4.13. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

— встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;

— прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;

— материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

4.15. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).

4.16. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.

4.17. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.

4.18. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.

4.19. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

4.20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

4.21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

4.22. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

  1. Праваофис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

5.1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

5.2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

5.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

5.5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.

5.6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

  1. Ответственностьофис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

Читайте так же:  Общественные организации плюсы и минусы

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

  1. Условия работы офис-менеджера

7.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятии.

7.2. В связи с производственной необходимостью офис-менеджер может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

7.3. Для решения оперативных вопросов офис-менеджера может выделяться служебный автотранспорт.

  1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда офис-менеджера определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Профессия офис-менеджер

Профессия офис-менеджера появилась сравнительно недавно. Раньше людей такой профессии называли «администратор», но с изменением бизнеса специальность офис-менеджера приобрела новые черты.

Часто офис-менеджеров путают с секретарем, менеджером по персоналу и администратором. Отчасти офис-менеджер выполняет и те и другие функции, но лишь отчасти. Самой же работе офис-менеджера присущи несколько другие качества.

Офис-менеджер — специалист, занимающийся управлением всех офисных служб, координацией их работы, снабжением офиса необходимыми расходными материалами. Подчиняется непосредственно генеральному директору или заместителю директора по персоналу, иногда — руководителю отдела по персоналу.

Профессиональные обязанности офис-менеджера:

  • курирование работы всего офиса;
  • координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.);
  • ведение деловой корреспонденции;
  • распределение звонков;
  • встреча посетителей;
  • административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
  • работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
  • подготовка накладных, счет-фактур;
  • списание материалов;
  • ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
  • ведение офисных расходов, документооборота оплат;
  • организация праздников и других корпоративных мероприятий;
  • обеспечение чистоты и порядка в офисе;
  • анализ деятельности поставщиков — это требование действует не во всех компаниях;
  • ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам — требование не для всех компаний;
  • оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников — это требование чаще предъявляются в крупных российских компаниях, особенно — строительных и страховых;
  • ведение деловой корреспонденции на иностранном языке — это требование иностранных или крупных российских компаний;
  • обязанности переводчика — такое требование предъявляется лишь в западных компаниях.

Это основные обязанности офис-менеджеров, но как говорят представители кадровых агентств, в разных компаниях, кроме вышеперечисленных функций, к офис-менеджерам предъявляются самые различные требования. В западных компаниях, чаще всего, офис-менеджер сочетает в себе функции: хозяйка офиса + секретарь + личный помощник и по сути приравнивается к должности — административный директор компании.

Необходимое образование:

  • чаще требуется высшее, но в небольших компаниях это может быть средне-специальное;
  • в связи с тем, что мало где готовят именно офис-менеджеров, большинство компаний отдает предпочтение специалистам с гуманитарным образованием — филологическим, журналистским, в области PR, иногда — экономическим;
  • приветствуется, дополнительно к высшему образованию, — окончание специализированных курсов;
  • приветствуется окончание дополнительных курсов по знанию ПК (Word, Exсel), знание 1С;
  • знание иностранного языка — в западных компаниях это обязательное требование.

Требования к офис-менеджеру:

  • организаторские способности;
  • самостоятельность в принятии решений;
  • умение распределять обязанности между персоналом;
  • коммуникабельность;
  • гибкость;
  • терпеливость;
  • тактичность;
  • пунктуальность;
  • добросовестность;
  • деловой этикет.

Что входит в обязанности офис-менеджера

Содержание статьи

  • Что входит в обязанности офис-менеджера
  • Что такое менеджер
  • Какие обязанности у менеджера по персоналу

Офис-менеджер – это лицо офиса. Помимо обязанностей секретаря, он сочетает в себе функции менеджера по персоналу и завхоза. Это серьезная должность, поэтому наличие высшего образования и опыта работы обязательны при приеме.

Что входит в обязанности офис-менеджера

Необходимые навыки

Офис-менеджер является связующим звеном между руководством и сотрудниками офиса. По мере необходимости он докладывает о положении дел и эффективности работы в организации.

Видео (кликните для воспроизведения).

Чтобы эффективно выполнять свои обязанности, необходимо знать принципы подбора и управления персоналом, методы планирования и мотивации, этику взаимоотношений, основы делопроизводства, трудового законодательства и бухгалтерского учета. Кроме этого, офис-менеджер должен обладать стрессоустойчивостью, способностью быстро принимать решения и нести за них ответственность.

Что входит в обязанности офис менеджера
Оценка 5 проголосовавших: 1

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here