Как вести номенклатуру дел в организации

Ответы на вопросы в статье по теме: "Как вести номенклатуру дел в организации" с выводами. Здесь собран и подготовлен тематический материал. При возникновении вопросов задавайте их юристу-консультанту.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Читайте так же:  От какой суммы дают ипотеку в сбербанке

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
  • Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год — образец

    Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год может понадобиться любой фирме-работодателю. Как ее правильно составить и в чем заключается специфика ее использования, расскажем в нашей статье.

    Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

    Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

    Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

    Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

    Читайте так же:  Сумма расходов на дорогостоящее лечение

    Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

    При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

    • Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
    • На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

    Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

    • приказы;
    • договоры;
    • учетные документы;
    • карточки;
    • трудовые книжки и т. д.

    В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

    В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

    Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

    Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

    Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

    Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

    • перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
    • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

    В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 558, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.

    Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

    • должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
    • могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
    • могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

    Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

    • перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
    • сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

    Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

    Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

    Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

    Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

    Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

    • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
    • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

    Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

    Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

    По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

    Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

    Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

    • индекс дела;
    • заголовок дела;
    • количество единиц хранения;
    • сроки хранения и номера статей по перечню;
    • примечания к номенклатуре.

    Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

    Структура номенклатуры отдела кадров

    Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:

    • В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
      • с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
      • какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
    • Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
    • 2-я графа номенклатуры по форме приложения 8 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
    • В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
    • В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
    • В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.
    Читайте так же:  Как написать заявление о приеме в школу

    Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

    Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.

    Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.

    Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).

    Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.

    Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.

    Кадровику нужно будет:

    • окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
    • согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
    • дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

    Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:

    • собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива;
    • согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
    • утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

    Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

    В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

    Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год

    Загрузить образец номенклатуры дел кадровой службы предприятия, актуальный в 2018 году, вы можете на нашем портале.

    Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

    Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.

    Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи «Как составить номенклатуру дел в организации?».

    Рекомендации по составлению номенклатуры дел

    Понятие номенклатуры дел

    В деятельности любой организации образуется множество всевозможных документов. Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделя или месяц), часть просто можно не найти. Чтобы знать о том, какие бумаги и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться составляют номенклатуру дел. Поэтому каждая организация обязана иметь номенклатуру дел.

    Современная жизнь диктует четкую систему учета и архивирования документов. А ведь именно номенклатура дел отражает такую систему. Надо сказать, что большинство специалистов отдают себе отчет в важности такого документа. В 70 процентов организаций оформляется номенклатура дел.

    Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение № 1).

    Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации.

    Основные требования к составлению номенклатур дел организации

    1. Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел.

    2. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года по установленной форме.

    3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.

    4. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию организации. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций, комиссий.

    Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.

    Читайте так же:  Уведомление о снятии с енвд срок подачи

    5. В номенклатуру дел не включают печатные издания: справочники, сборники и т.д.

    Кто должен составить номенклатуру дел?

    За разработку документа отвечает, как правило, служба делопроизводства организации. Эта служба может именоваться по-разному, например общий отдел, канцелярия или секретариат. Если такая служба отсутствует, номенклатуру должен составлять секретарь руководителя или работник, на которого приказом руководителя организации возложена ответственность за ведение делопроизводства. Их главная задача — собрать со всех отделов «фрагменты» будущего единого документа, обобщить их, внести необходимые изменения и корректировки, придать документу установленную форму.

    Если организация имеет структурные подразделения, то каждое структурное подразделение организации ежегодно составляет номенклатуру дел своего структурного подразделения, т.к. никто лучше работников и руководителя структурного подразделения не знает о составе документов своего отдела. Затем на их основе составляется сводная номенклатура дел организации ответственным за сводную номенклатуру.

    Если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, в номенклатуру дел включаются дела, в которых систематизируются документы, отражающие функции и задачи организации. В таком случае разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Например, в номенклатуре дел редакции газеты можно установить следующие разделы: руководство и контроль, работа с кадрами, бухгалтерский учет и отчетность и др.

    Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации

    1. Перед тем как составить номенклатуру дел следует тщательно изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. При этом учитываются устав или положение об организации, положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, номенклатура дел организации за прошлый год, описи дел постоянного и временного хранения, регистрационные формы, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел.

    2. Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой номенклатуры дел, стоит издать приказ по организации, в котором установить четкие сроки сдачи документа и кому (ответственному исполнителю) (приложение № 2). Либо в должностных инструкциях руководящих работников, либо в трудовом договоре нужно прописать условие о том, что они обязаны это делать. Если такое условие не содержится в документах работника, составляющего номенклатуру дел, привлечь его к дисциплинарной ответственности за несоблюдение сроков для сдачи разработанной номенклатуры, установленных приказом, не получится.

    3. После того как изучили состав документов, руководители структурных подразделений составляют список документов, образующихся в деятельности организации, т.е. индивидуальную номенклатуру дел структурного подразделения. Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Индивидуальная номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и передается ответственному исполнителю в электронном варианте и на бумажном носителе.

    4. Составление сводной номенклатуры лучше всего поручить отделу документационного обеспечения. При его отсутствии это может сделать секретарь или же кадровый работник.

    5. Сводная номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом, подписывается руководителем службы делопроизводства (ответственным лицом), согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) или центральной эскпертной комиссией (ЦЭК) организации и предоставляется в архивный отдел не реже одного раза года в 3 года для рассмотрения и направления данного документа на согласование с Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве УР. В соответствии с «Административным регламентом предоставления Комитетом по делам архивов при Правительстве УР государственной услуги «Согласование нормативных и методических документов по организации деятельности архивов и служб ДОУ организаций – источников формирования АФ УР» индивидуальная номенклатура дел представляется на ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР в 2-х экземплярах. После согласования 1-й экз. откладывается в архивном отделе администрации района, 2-ой экз. – в архиве организации. Для специалистов, ведущих отдельные направления или участки работы, номенклатура копируется в количестве, необходимом для использования в работе.

    После того как проект номенклатуры дел согласован, подписан, он обязательно должен быть утвержден руководителем организации. Только в этом случае номенклатура дел обретет юридическую силу.

    6. После утверждения номенклатуры дел необходимо сделать выписки по соответствующим разделам для руководителей структурных подразделений и раздать им для использования. Ее прикрепляют на внутреннюю сторону шкафа, где хранятся дела, и активно используют для формирования дел и поиска документов для справок.

    Обратите внимание! Согласованная с ЭК или ЦЭК организации номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

    Помните, что номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 3 года.

    В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересогласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.
    Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.

    Следите за нашей рубрикой, в следующий раз расскажем о правилах составления и оформления номенклатуры дел.

    Приложение 1
    Приложение 2

    © 2009-2012 Муниципальное образование «Кизнерский район», официальный сайт

    Необходимо ли включать в номенклатуру дел действующие журналы регистрации?

    Конечно, да! Все книги и журналы регистрации (писем, приказов, доверенностей, распоряжений, договоров, командировочных удостоверений, обращений граждан, личного приема граждан руководителями организации и т.п.), базы данных СЭД, в которых регистрируются документы, т.е. абсолютно все учетные документы подлежат включению в номенклатуру дел организации.

    Книга или журнал учета представляют собой одновременно и документ, прошитый и заверенный с целью обеспечения его целостности, и своеобразное «дело». Оно может учитываться в номенклатуре дел как «переходящее», если в организации журнал используется до тех пор, пока не закончатся его листы. Например, журнал выдачи командировочных удостоверений (в кадровой службе) или журнал регистрации командировочных удостоверений (обычно в службе делопроизводства ведется для тех, кто прибыл в организацию в командировку) могут вестись в течение нескольких лет при условии, что номера документам будут присваиваться в пределах каждого нового календарного года.

    Читайте так же:  Что подразумевают под правильностью заполнения трудовой книжки

    Но книги и журналы могут представлять собой несколько томов одного «дела», если в них учитываются документы, образующие большой документопоток. Например, журнал регистрации поступающих документов (от клиентов и контрагентов) может вестись как учетный документ в течение года, но по мере внесения записей, когда один журнал уже заполнен, для продолжения регистрации заводится / открывается новый журнал. Страницы нового журнала нумеруются с 1 по n-й номер, журнал прошивается, к нему оформляется удостоверительная надпись. Но вот регистрация поступающих документов в этом новом журнале продолжается в валовом порядке номеров в пределах календарного года, а не начинается с первого номера. В конце года образуется несколько томов /частей данного журнала / «дела».

    В номенклатуре дел учетные документы располагаются обычно с учетом степени значимости дел в конце каждого ее раздела, после заголовков категорий дел с перепиской и перед заголовками дел с документами об организации делопроизводства (номенклатура дел, описи дел и акты о выделении к уничтожению документов). Регистрационные базы данных, журналы и книги учета ведутся в основном как «переходящие» дела, о чем в графе «Примечание» номенклатуры дел делается соответствующая отметка. См. Пример 1.

    Описание журналов регистрации в номенклатуре дел службы делопроизводства (сроки хранения определены по типовому Перечню 2010 г.)

    Систематизация взаимосвязанных дел в номенклатуре дел юридического отдела (сроки хранения определены по типовому Перечню 2010 г.)

    Систематизация взаимосвязанных дел в номенклатуре дел службы делопроизводства(сроки хранения определены по типовому Перечню 2010 г.)

    Но в процессе систематизации заголовков в номенклатуре дел можно соблюдать принцип их расположения не только по степени значимости, но и во взаимосвязи, что в последнее время стало хорошей практикой организаций, поскольку после сдачи в архив учетные документы выполняют в нем справочную и поисковую функции. То есть сразу после заголовка дела, содержащего название вида/видов документов, связанных определенным вопросом/содержанием, в номенклатуру дел вносят заголовок учетного документа (книги/журнала), в котором регистрируются эти документы.

    В Примере 2 показано, что в юридическом отделе журнал регистрации доверенностей будет храниться столько же, сколько и сами доверенности, поскольку в архиве он будет выполнять справочную функцию. В Примере 3 тоже показана систематизация взаимосвязанных дел.

    Номенклатура дел как документ выполняет учетную функцию, т.е. в ней должны быть закреплены и идентифицированы все документы, которые составляют / будут составлять документальный фонд организации (он одновременно является и ее имуществом, и нематериальным активом).

    Образец номенклатуры дел организации

    В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье.

    Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ
    общество «Большая капля» Директор
    (ЗАО «Большая капля») __________ И.О. Фамилия

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

    24.12.2010 № 1
    г. Самара

    01-01 Учредительные документы и устав общества Постоянно
    ст. 50 а,
    51-53 Перечень типовых управленческих архивных документов…
    (М., 2010) 01-02 Положения об органах управления (общем собрании акционеров, совете директоров, правлении) Постоянно
    ст. 57 а Переходящее с 2009 г. 01-03 Штатные расписания и изменения к ним Постоянно
    ст. 71 а Переходящее с 2009 г. 01-04 Положения о структурных подразделениях Постоянно
    ст. 55 а Переходящее с 2009 г. 01-05 Приказы директора по основной деятельности Постоянно
    ст. 19 а 01-06 Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам 5 лет
    ст. 19 в 01-07 Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним Постоянно 1
    ст. 18 и 1 Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК 01-08 Инструкция по делопроизводству Постоянно
    ст. 27 а Переходящее с 2009 г. 01-09 Номенклатура дел Постоянно
    ст. 200 а 01-10 Переписка по вопросам основной деятельности 5 лет ЭПК
    ст. 35, 256 01-11 Резервный номер 01-12 База данных регистрации входящих документов 5 лет
    ст. 258 г В электронной форме 01-13 База данных регистрации исходящих документов 5 лет
    ст. 258 г В электронной форме … … …

    02. Отдел кадров

    02-01 Должностные инструкции сотрудников 75 лет
    ст. 77 а 02-02 Штатные расписания и изменения к ним. Копии 3 года
    ст. 71 б Подлинники в деле 01-03 02-03 Приказы директора по основной деятельности. Копии До минования надобности
    ст. 19 а Подлинники в канцелярии в деле 01-05 02-04 Приказы директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.) 75 лет ЭПК
    ст. 19 б 02-05 Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков 5 лет
    ст. 19 б … … …

    Начальник канцелярии К.Е. Турчинская

    Ответственный за архив
    __________ А.О. Боровичка
    20.12.2010

    СОГЛАСОВАНО
    Протокол ЭК
    от 22.12.2010 № 3

    Вы можете скачать представленный пример номенклатуры дел коммерческой организации, которая не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    С помощью приведенного образца номенклатуры дел организации вы теперь имеете возможность составить и правильно оформить свой вариант. Осталось только пояснить методику заполнения граф таблицы – это смотрите в следующей статье на этом сайте.

    Как вести номенклатуру дел в организации
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


    УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

    8 800 350 84 37

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here