Оформление документов для сдачи в архив

Ответы на вопросы в статье по теме: "Оформление документов для сдачи в архив" с выводами. Здесь собран и подготовлен тематический материал. При возникновении вопросов задавайте их юристу-консультанту.

Подготовка документов к архивному хранению и передача их в архив

Передача документов на архивное хранение – это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.

Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.

Порядок передачи документов в архив

Определение места хранения документов

Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:

  • хранение документов в офисе;
  • сдача документации на внеофисное хранение;
  • создание электронного архива.

Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

Офисное хранение документов

Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

Сдача документов на хранение вне офиса

Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией. Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания. Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

Создание электронного архива

Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.

Подготовка документов для хранения в государственный архив

1. Экспертиза научно-практической ценности документов

Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.

2. Формирование дел

3. Оформление дел

На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

  • наименование организации;
  • код структурного подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок дела;
  • количество листов;
  • даты дела;
  • архивный шифр дела;
  • срок хранения дела.

Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

4. Составление описей дел

Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

5. Брошюровка (переплет)

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

6. Передача обработанных документов на хранение

После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.

Какие документы надо обязательно сдать в архив при ликвидации компании

Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».

Как подготовить документы для сдачи в архив государства

Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.

После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки.

Подготовка и передача дел (нарядов) и документов в архив.

Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.

Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда. При этом судья проверяет все производство по делу, материалу. На обложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись судьи. Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда.

В судебных делах (нарядах), подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), работники отдела делопроизводства суда должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить их внутреннюю опись, а также произвести другие действия по подготовке дела к сдаче, тщательно просмотрев все производство по делу и обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения.

В конце дела (наряда), производства на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись. На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения.

В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа.

Если дело (наряд), производство было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, производства.

Полное оформление дел в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов предусматривает: подшивку или переплет дела; изъятие из дела металлических скрепок и скобок; нумерацию листов и заполнение листа-заверителя; составление внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).

Читайте так же:  Принудительное обследование у психиатра

На обложках дел и производств, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются: наименование суда; фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса РФ, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления); даты

начала и окончания дела; номер производства по делу; количество листов в деле и срок хранения дела, производства.

Оформление дел общего делопроизводства осуществляется аналогично судебным делам.

Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.

Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности -документ-ответ помещается за документом-запросом.

Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив работниками отдела делопроизводства, которые нумеруют листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делают заверительную надпись.

На обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек работник отдела делопроизводства проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов. После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках отдельно по уголовным, гражданским и делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100-150 учетно-статистических карточек.

Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитными указателями.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К СДАЧЕ В АРХИВ

В процессе проведения экспертизы ценности документов проводится подготовка документов для передачи на дальнейшее хранение. При этом дела, сформированные в делопроизводстве, проходят специальную обработку, которая называется упорядочением архивных документов.

Упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти, нормативно-методическими документами (Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”, Основные правила работы архивов организаций (разделы 3.6, 3.7)).

Упорядочение архивных документов предусматривает оформление всех дел, подлежащих передаче в архив. Различают полное и частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу.

Полное оформление дела включает:

— подшивку или переплет дела

— нумерацию листов в деле

— составление листа-заверителя дела

— составление (в отдельных случаях) внутренней описи документов дела

— оформление обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, крайних дат дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка (переплет)

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) должны быть удалены металлические скрепления (булавки, скобки, скрепки).

При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, военных билетов, паспортов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается вдело. При большом количества таких документов они могут изыматься из дел, и на них составляется отдельная опись.

Дела постоянных сроков хранения, состоящие из особо ценных документов (Особо ценный документ – документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (п. 93) Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” (ст. 3).). хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

К таким документам в акционерных обществах относятся бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными. Эти документы должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества. В конце каждого дела при подготовке к переплету подшиваются чистые листы бумаги для составления заверительной надписи или бланки листа-заверителя, а в начале дела в необходимых случаях – бланки форм для составления внутренней описи документов дела.

Нумерация листов

Нумерация листов дела необходима для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов внутри дела. Нумерация листов дела является обязательной операцией при проведении упорядочения архивных документов для их сдачи в архив. Все листы одного дела (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитовым карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов действующими правилами подготовки дел для сдачи в архив запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист (форматов A3 и А2) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

При обнаружении большого количества ошибок в нумерации листов дела оно подлежит перенумерации. При этом старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа. При допущении отдельных ошибок в нумерации допускается употребление литерных номеров листов. Например: 132, 132 а, 132 б и т.д.

Лист-заверитель

Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела.

Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конец дела. При сдаче в архив книг (журналов) заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

Читайте так же:  Аттестат об основном среднем образовании

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхней части внутренней стороны обложки дела. Лист-заверитель составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (см. Приложение 9).

Особенности физического состояния и формирования дела

«Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив»

ПОРЯДОК формирования, подготовки и передачи дел в архив

Подготовка и передача дел в архив осуществляется всоответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательствомпо вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службыРоссии, нормативно-методическими документами по документационному обеспечениюуправления (ГОСТР 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»,ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Как то на паре, один преподаватель сказал, когда лекция заканчивалась — это был конец пары: «Что-то тут концом пахнет». 8492 —

| 8082 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Оформление документов для сдачи в архив

Офис:
+7 (495) 902-58-43
Мобильный:

+7 (926) 453-45-25
E-mail:
[email protected]
[email protected]

+7 (495) 902-58-43
Главная Бухгалтеру Отделу кадров Партнеры Контакты

Архивная обработка документации: что она собой представляет?

Курс ЦБ РФ $ 58,05
€ 62,81

Архивная обработка документов

Архивная обработка документов (архивирование, архивация) – мероприятия направленные на упорядочение, систематизацию документов организации.

Архивная обработка документов (обработка архива), выполняемая нашей компанией, включает в себя:

    осмотр архива организации нашим специалистом и согласование с заказчиком необходимого объёма работ;

экспертиза ценности документов (отбор дел по статьям и срокам хранения в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», оценка научно-практической, экономической целесообразности хранения документов);

архивные работы по обработке дел постоянного срока хранения (полистный просмотр документов, упорядочение документов, составление внутренней описи дела, составление описи дел постоянного срока хранения);

обработка дел по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета по начислению заработной платы, личные дела, трудовые договора, личные карточки, составление описи дел по личному составу);

обработка дел временного срока хранения (составление описи дел временного срока хранения);

отбор дел с истёкшим сроком хранения (составление и оформление акта о выделение дел к уничтожению, вывоз и уничтожение документов, составление акта об уничтожении);

  • переплёт и оформление дел (по личному составу, бухгалтерских документов, дел постоянного срока хранения).
  • Все дела и документы должны храниться в архиве компании в течение определённого срока, который предусмотрен законодательством Российской Федерации. Например, для бухгалтерских документов он составляет пять и более лет. А документы отдела кадров должны храниться до прекращения деятельности предприятия.

    Специалисты нашей компании имеют большой опыт работы в такой области как архивное дело, использование современной материально-технической базы является гарантией того, что все работы будут произведены качественно и в срок. Архивная обработка документов, выполняется командой профессиональных архивистов.

    Наименование видов работ и услуг

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Стоимость за ед. в руб.
    с учетом НДС 20%

    Научно-техническая обработка документации по личному составу и основной деятельности с длительными и постоянными сроками хранения в соответствии с федеральным архивным законодательством, с составлением архивной описи (с предварительной систематизацией по фондам или внутри фондов по годам, по датам и фамилии и структурным частям, с разброшюровкой дел и удалением скрепок, с полистным просмотром документов, с формированием дела из россыпи документов и переформированием дела, с выявлением крайних дат документов, с составлением и редактированием заголовка дела, с формированием титульных листов и обложки дела, с нумерацией листов, с составлением описи дел, печать описи дел, оформление обложки дел, с простановкой архивных шифров и штампов на обложке).

    1 дело 250л включает весь комплекс архивных работ

    Стоимость отдельных видов архивных работ по запросу

    Оформление дел после научно-технической обработки (постановка архивных шифров, штампов, вклейка листа заверителя)

    Нумерация листов в деле

    Составление описи дел в соответствии с требованиями федерального архивного законодательства.

    10,00 Составление упрощенной описи

    Составление внутренней описи на документы

    10,00 Оформление описи дел, актов, иных документов машинописным способом

    Упаковка/переупаковка единиц учета в короба

    Сверка наличия содержимого короба по описи

    Оформление корешка и лицевой обложки дела в соответствии с требованиями Заказчика

    Отбор и выделение документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.

    Составление акта о выделении дел к уничтожению в соответствии с установленными федеральными архивными требованиями.

    Перемещение дел, архивных коробов, связок в процессе архивно-технических работ из структурных подразделений учреждений в рабочую комнату или в архивохранилище

    Изъятие скрепок, степлерных скоб, файлов

    Набор архивных услуг

    Согласно законодательству Российской Федерации, архивная работа должна производиться в строго установленном порядке. Несоблюдение правил хранения и сортировки бумаг грозит санкциями руководству компаний. На деле ответственность за нее несут рядовые сотрудники архива. Для того чтобы государственная проверка не застала вас врасплох и не привела к жестким санкциям, советуем время от времени осуществлять профилактическую ревизию при помощи архивной фирмы.

      Первый этап – проведение экспертизы ценности документов, в ходе которой производится оценка ценности и актуальности тех или иных документов. При этом необходимо присутствие сотрудника организации-заказчика.

    Затем производят систематизацию и оформление дел. По каждому вопросу ведется формирование так называемых дел. К «делу» прикрепляется вся документация, имеющая отношение к данному вопросу.

    После этого занимаются оформлением описей. Создаются специальные перечни всех дел, сопровождаемые необходимыми пометками, рассчитанными на быстрое нахождение и отбор в случае необходимости. Упрощение процедуры выдачи справок.

    После проведения описей часть документации подготавливается к уничтожению либо передаче в государственные архивы.

  • Оставшуюся в архиве документацию сортируют по срокам хранения. Для этого анализируются все возможные ситуации, требующие обращения к данной документации. К примеру, если речь идет о спортивной школе, необходимо обеспечить доступ к информации о достижениях ее учеников на протяжение хотя бы 20 лет (время спортивной карьеры).
  • Читайте так же:  Куда пожаловаться на почтовое отделение

    Руководитель компании несёт полную ответственность (в том числе и уголовную) за то, в каком состоянии находятся архивы и как проводятся архивные работы. Но стоит ли доверять эту работу своим сотрудникам, не имеющим опыта профессиональной архивной деятельности? Тем более что всегда можно воспользоваться услугами профессиональной компании, одним из основных родов деятельности которой является архивная обработка документов.

    Профессиональная архивация документов даёт возможность решить целый ряд проблем, которые связаны с сохранностью очень важных документов, организацией архивной работы, составлением описи документов и другими работами.

    В первую очередь, архивные работы представляют собой упорядочение документов и подготовку их передачи во внеофисное хранилище .

    Архивация документов представляет собой довольно сложный процесс, требует пристального внимания и наличия специальных знаний. Архивные работы должны выполняться сотрудниками, которые прошли специальное обучение в этой области.

    Архивная обработка документов является основным предшествующим этапом перед сканированием и вводом документов. Профессиональные работники в кратчайшие сроки наведут порядок среди документов и подготовят их к дальнейшим работам, в том числе и к внеофисному хранению.

    Какие же преимущества получит компания, которая воспользуется услугами профессиональной организации?

    В первую очередь, они гарантированно получат архив, в котором будет наведён идеальный порядок в делопроизводстве. Будет сэкономлено огромное количество времени и сил, которые необходимо затратить на поиск нужной информации. Помимо этого, освободится свободное место в офисе, и будут надёжно сохранены важные документы.

    Архивные работы позволят навести идеальный порядок в хранимой документации. Будут составлены описи всех документов, проведена их полная классификация, что даст возможность впоследствии проводить быстрый и удобный поиск и упростить документооборот.

    Архивная обработка документов позволяет обнаружить и избавиться от документов, чей срок хранения истёк, что значительно упрощает работу с оставшимися документами.

    Архивация документов позволяет эффективно подготовиться к разного рода проверкам (аудиторским, налоговым и т. д.), а при утере данных своевременно принять меры к их восстановлению, что даст возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов.

    И, наконец, обеспечивается особо пристальный учёт представляющих повышенную ценность документов, касающихся кадрового состава организации, что исключит возможность их потери в результате смены кадров, в том числе и среди руководящего персонала.

    Полезные материалы по теме:

    Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

    Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

    Оформление внутренней описи документов

    Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)

    Сдача документов в архив

    Архив имеется во многих сферах жизни. Как правило, его назначение одинаковое — длительное хранение полезных материалов. С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов. Важно понимать, что передача дел в архив — это не просто взять кипу бумаг и положить на свободное место. Для этого требуется установленный заранее порядок. Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты.

    При это весь объем дел по длительности хранения классифицируется на следующие типы:

    • Для временного хранения.
    • Для постоянного хранения.
    • Не подлежащие хранению.

    Также имеются личные дела, которые рассматриваются отдельно.

    Общий порядок передачи документов в архив

    Процесс происходит в несколько этапов:

    • Экспертиза и отбор документов.
    • Подготовка и оформление.
    • Составление описей.
    • Передача в архив.

    Каждый шаг требует предельной аккуратности и внимательности. Ведь ошибки могут привести к дополнительной головной боли при проверке организации налоговыми органами.

    Экспертиза ценности

    Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.

    Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями.

    Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.

    Отражение в «1С: Документооборот»

    В электронной форме процесс организован более комфортным образом. Потому что в 1С есть советы и подсказки по заполнению и правильному оформлению документов.При допущении серьезных ошибок программа выдаст сообщение. Но требования к ведению от этого не меняются.

    По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии. Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.

    Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами. Электронное обычно сопровождается удалением данных.

    Подготовка и оформление дел

    Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.

    При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.

    Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.

    Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму.

    Читайте так же:  Образец заявления главврачу поликлиники

    Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.

    Составление описей

    Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год.

    Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:

    • Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.
    • Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.
    • Для дел временного хранения за тот же период — в 2-х.

    Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.

    Все формы, которые нужны для подготовки дел имеют установленные формы. Для их заполнения в электронном виде в 1С есть специальные поля. В системе программы можно организовать справочник «Внутренние документы». Это позволяет навести порядок в огромном объеме дел в электронном виде. А также допускает установление уровней доступа, чтобы с теми или иными документами могли работать только уполномоченные сотрудники.

    Передача в архив

    Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.

    Нюансы работы с документами

    Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел.

    Перечислим эти нюансы по порядку:

    • Временные документы хранятся не дольше 10 лет и в архив не передаются.
    • Работа с уничтожением дел, срок хранения которых истек.
    • Оформление обложки дела, если название предприятия менялось.
    • Определение законченности сводной описи.

    Рассмотрим подробнее каждый аспект.

    Срок хранения временных документов

    Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.

    Уничтожение дел

    Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.

    Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.

    Например, есть дела от 2012 года, которые были переданы на хранение в 2013-м. Их требуется держать в течение 4-х лет. Это значит, что составлять акт об уничтожении данных документов можно только в 2018-м году. Если рассматривать электронную версию, то программа 1С просто не даст включить в акт об уничтожении дела, которые еще должны храниться.

    Оформление обложки при смене названия

    Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации. Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года. Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках. Под ним пишется новое название.

    Определение законченности сводной описи

    Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.

    Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.

    У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:

    • Постоянные — №1.
    • Временные — №2.
    • Личного состава — №3.

    Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.

    Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм. Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.

    Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.

    Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

    В статье будет рассмотрен один из важнейших локальных нормативных актов по хранению документов – инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации. Эта инструкция в равной степени необходима как сотрудникам структурных подразделений, так и работникам службы ДОУ. Первым – потому, что является пошаговым руководством по обработке документов при подготовке их к хранению, а вторым – потому, что возлагает указанные обязанности на подразделения организации и дает право требовать от них передачи в архив корректно скомпонованных и оформленных дел. Образец инструкции приводится в статье.

    Поскольку унифицированной и обязательной для всех организаций формы инструкции по подготовке и передаче документов в архив организации не существует, каждая компания разрабатывает ее самостоятельно, исходя из собственных традиций и потребностей в хранении документов. В качестве основы для разработки инструкции используются Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002, далее в статье – «Основные правила»).

    Рассматриваемая инструкция проходит обычный путь локального нормативного акта: работник архива разрабатывает ее проект, который согласуется с заинтересованными должностными лицами и утверждается руководителем организации. Все структурные подразделения должны получить копию инструкции.

    Пример инструкции по подготовке и передаче документов в архив

    Приведем образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив обычной негосударственной организации. После примера прокомментируем положения инструкции, касающиеся вопросов приема в архив документов с небольшими сроками хранения, а также хранения и уничтожения электронных документов.

    Читайте так же:  Административный штраф за что могут дать

    Общество с ограниченной ответственностью

    «Альтаир»

    (ООО «Альтаир»)

    Рыбаков Н.С. Рыбаков

    по подготовке и передаче документов в архив

    1. Состав документов подлежащих передаче в архив
      1. Архив Общества комплектуется делами временного, постоянного хранения, а также делами по личному составу.
      2. В архив Общества передаются дела временного хранения со сроками хранения от 5 лет. Дела со сроками хранения до 5 лет хранятся в структурных подразделениях Общества и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке (см. раздел 4 настоящей Инструкции).
    1. Экспертиза ценности документов
      1. Экспертиза ценности документов (далее ЭЦ) – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
      2. ЭЦ проводится в Обществе ежегодно.
      3. ЭЦ проводится на основании номенклатуры дел Общества.
      4. При проведении ЭЦ осуществляется:
        1. отбор документов для передачи в архив Общества;
        2. отбор и выделение из дел документов, не подлежащих архивному хранению (черновики, копии, документы не подлежащие передаче в архив в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции);
        3. выделение к уничтожению дел и документов, сроки хранения которых истекли.
      5. По результатам ЭЦ составляются:
        1. для документов, по которым принято решение о передаче в архив – сдаточные описи дел (приложение 1);
        2. для документов, срок хранения которых истек и которые признаны не имеющими научно-исторической ценности и утратившими практическое значение – акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек (приложение 2);
        3. для утерянных документов – акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 3).
    1. Уничтожение документов
      1. Уничтожение документов – это процесс ликвидации документов без возможности восстановления.
      2. Акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек (приложение 2), утверждаются генеральным директором Общества.
      3. Уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации.
      4. Электронные документы могут уничтожаться как путем физического уничтожения носителей, так и путем переформатирования или перезаписи носителей. При необходимости к процедуре уничтожения электронных документов привлекаются специалисты отдела информационных технологий Общества.
    1. Оформление дела для передачи на архивное хранение
      1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела со сроками хранения 10 лет и более.
      2. Полное оформление дел предусматривает:
        1. Подшивку или переплет дела.

    Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

    1. Нумерацию листов в деле.

    Нумерация листов внутри дела производится в правом верхнем углу каждого листа простым карандашом арабскими цифрами. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Если дело состоит из нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. При наличии конверта с непрошитым приложением (схема, фотография) нумеруется только конверт независимо от количества листов приложения. Не нумеруются дела, содержащие документы одного вида, имеющие собственную валовую нумерацию (например, приказы). Внутренняя опись имеет отдельную нумерацию. Не нумеруются лист заверительной надписи и разделители внутри дела.

    1. Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 4).

    Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, а также для учета дел, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают их конкретное содержание.

    1. Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела (приложение 5).

    В конце дела подшивается лист заверительной надписи. В листе-заверителе указывается количество листов дел и внутренней описи (при ее наличии), оговаривается состояние документации в деле. Заверительная надпись датируется и подписывается руководителем структурного подразделения, сдающего дело.

    1. Оформление реквизитов обложки дела (наименование структурного подразделения, индекс и заголовок дела, крайние даты документов в деле, количество листов).

    Заголовок архивного дела должен строго соответствовать номенклатуре дел и отражать содержание документации, содержащейся в деле. Для дел, скомплектованных по тематическому принципу, целесообразно составлять развернутый заголовок (с перечислением вопросов, которым посвящена документация дела). Ограничение доступа к информации дела также отражается в заголовке. Заголовок оформляется на бланке и наклеивается на обложку файла.

    • наименование компании;
    • наименование структурного подразделения (управление, отдел);
    • индекс дела по номенклатуре;
    • номер дела (тома), если необходимо;
    • заголовок дела
    • аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
    • крайние даты дела (тома);
    • количество листов архивного дела (тома);
    • срок хранения дела (тома).
      1. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
    1. Порядок передачи дел в архив
      1. Передача дел на архивное хранение производится по сдаточной описи (приложение 1).
      2. При заполнении описи в нее с обложки каждого дела переносятся следующие данные:

    7.2.1. заголовок дела без сокращений;

    7.2.2. индекс дела по номенклатуре дел;

    7.2.3. крайние даты дела;

    7.2.4. количество листов дела.

    1. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том заносится в опись под своим порядковым номером.
    2. Сдаточная опись на дела, подготовленные структурным подразделением для сдачи в архив, составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем структурного подразделения. Оба экземпляра описи вместе с подготовленными для сдачи на архивное хранение делами передаются в архив.
    3. При приеме дел работник архива Общества сверяет передаваемые дела со сдаточной описью и делает запись о приеме, после чего один экземпляр сдаточной описи передается в структурное подразделение.

    к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив

    (утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» 26.12.2014)

    Общество с ограниченной ответственностью

    «Альтаир»

    (ООО «Альтаир»)

    СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ

    дел за ________________ год

    «___»___________ 201__ г. №____

    № п/п

    Индекс дела по номенклатуре

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Заголовок дела по номенклатуре

    Оформление документов для сдачи в архив
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


    УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

    8 800 350 84 37

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here