Юридическая сила электронного документа

Ответы на вопросы в статье по теме: "Юридическая сила электронного документа" с выводами. Здесь собран и подготовлен тематический материал. При возникновении вопросов задавайте их юристу-консультанту.

Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты

В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила электронного документа?

От бумажного к электронному документообороту

В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи. С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный. Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной. При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет.

В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов. Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160. Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой.

Юридическая сила бумажного и электронного документов на сегодняшний день признается равной только в тех случаях, когда соблюдены все необходимые реквизиты.

Реквизиты, определяющие юридическую силу

Правовое регулирование деятельности с электронными документами обеспечивается за следующих реквизитов.

  • наименование вида документа (кроме писем);
  • порядковый номер;
  • наименование организации,
  • дата регистрации;
  • место разработки и подписания;
  • электронно-цифровая подпись (на бумажном носителе – это обычная подпись).

Они же придают юридическую силу и документу и на бумажном носителе.

Получить электронно-цифровую подпись можно только в удостоверяющем центре, который зарегистрирован в УФО. Такая подпись эквивалентна собственноручной и обладает аналогичной юридической силой.

Защита корреспонденции

Сам по себе отчет, заявка или распоряжение в электронном виде юридической силы не имеет, так как нет гарантии, что в процессе обработки документ не будет изменен. Кроме того, должным образом не может быть обеспечена конфиденциальность передаваемой информации. Поэтому, имеют ли электронные документы юридическую силу, можно определить по ряду моментов:

  • наличие электронно-цифровой подписи, которая получена в установленном законодательством порядке;
  • применение электронно-цифровой подписи только сертифицированными средствами телекоммуникаций;
  • наличие соглашения между сторонами о применении электронно-цифровой подписи или регламента, в котором прописаны порядок ведения ЭД и применения электронно-цифровой подписи.

Только при соблюдении этих условий можно гарантировать юридическую силу электронного документооборота.

Частные случаи

Не секрет, что значительная часть переписки между коллегами или клиентами осуществляется путем обмена сообщениями по e-mail. Этого может быть вполне достаточно для решения важных вопросов или уточнения информации. Однако в некоторых случаях требуется не просто отправить письмо по электронной почте, но и придать ему статус официального. Возникает вопрос, в данном случае является ли электронное письмо официальным документом.

Большинство крупных российских предприятий и организаций однозначно будут трактовать письмо как официальное. Однако для того, чтобы такое письмо действительно имело статус официального, требуется наличие на нем вышеуказанных реквизитов. Естественно, необходимую юридическую силу такому сообщению придаст наличие электронно-цифровой подписи.

В случае отсутствия таковой могут возникнуть некоторые сомнения в подлинности. Например, Гражданско-процессуальный кодекс делает оговорку, что в качестве доказательств по разбирательствам берутся и цифровые, но требуется их проверка на подлинность. И здесь может возникнуть проблема с установкой личности отправителя. Поэтому двухстороннее соглашение с организацией, с которой ведется электронная переписка, в данном случае было бы очень желательной мерой.

Практические рекомендации

Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения. Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия. Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.

Также надо учесть, что в законодательстве прописано ограничение: электронно-цифровая подпись признается аналогичной собственноручной только в случае, если законодательство не предусматривает наличие того или иного документа в бумажном виде. То есть когда электронно-цифровую подпись невозможно заменить собственноручной.

Что дальше?

Перспектива развития цифрового документооборота ясна. Наличие законодательного акта, который бы четко регулировал электронный документооборот, облегчило бы юридические взаимоотношения, а потому в ближайшие годы продолжится активная разработка соответствующего международного и российского законодательства.

Технический прогресс выдвигает новые вызовы, требующие менять традиционные формы работы. В скором времени на электронный документооборот перейдет большинство предприятий социальной сферы, включая образование и здравоохранение. А потому ответом на этот вызов станут законодательно закрепленные нормы верификации цифровых документов.

Юридическая сила электронного документа

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

  • федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
  • федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
  • приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

Что придает электронному документу юридическую силу?

Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.

Формализованные документы

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

  • соответствие формату, утвержденному государством,
  • передача документов в соответствии с регламентом,
  • квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.

    Подписать квалифицированной электронной подписью. Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
Читайте так же:  Как изменить категорию в военном билете
  • Подписать простой или неквалифицированной электронной подписью.
  • Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

    Как подписать документ электронной подписью?

    Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

    1. В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
    2. В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
    3. В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
    4. В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
    5. В специальных программах для создания и проверки электронной подписи, которые устанавливаются на компьютер (например, КриптоАРМ).
    6. В веб-сервисах, куда можно загрузить любой документ и создать для него электронную подпись (например, Контур.Крипто).

    О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.

    Юридическая сила электронного документа

    С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

    В соответствии с нормами Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только на бумажном носителе.

    Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между сторонами.
    В соглашении или нормативном правовом акте, которые признают документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, равнозначными собственноручно подписанным документам, должны быть прописаны:

    1) порядок проверки электронной подписи;
    2) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его подписи (только для простой электронной подписи);
    3) обязанность лица, создающего или использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (только для простой электронной подписи).

    Таким образом, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» признает юридическую силу тех электронных документов, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Для того, чтобы документы, подписанные усиленной неквалифицированной подписью имели юридическую силу, необходимо заключать дополнительное соглашение, где прописывать дополнительные условия признания таких документов равнозначными, подписанным собственноручно.

    Гражданский кодекс РФ и Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) не уточняют, какой именно вид электронной подписи необходимо использовать в бухгалтерских документах, чтобы они признавались юридически значимыми (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 2 ст. 160 ГК РФ). В то же время согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены соответствующим федеральным стандартом, который на настоящий момент отсутствует.

    Налоговый кодекс РФ, напротив, признает только те электронные документы, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 7 ст. 23, п.п. 4, 6 ст. 78, п. 2 ст. 79, п. 1 ст. 80, п. 6 ст. 169, п. 6 ст. 176 НК РФ). Исключение составляет только передача налогоплательщиками — физическими лицами документов в электронной форме через личный кабинет, где допускается применение усиленной неквалифицированной электронной подписи, сформированной в соответствии с приказом ФНС России от 20.08.2015 № СА-7-6/[email protected] (п. 2 ст. 11.2 НК РФ).

    Документооборот с использованием технических средств

    Юридическая сила электронного документа

    Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП 1 Более подробно принцип работы ЭЦП будет рассмотрен в главе, посвященной безопасности. — механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.

    Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:

    • простота внесения изменений в документ;
    • возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные 2 Мультимедиа-данные (дословно с англ. «многие среды») — симбиоз текста, графики, звука, анимации и видео. ;
    • возможность использовать заранее заготовленные формы;
    • более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
    • экономия бумаги;
    • более высокая компактность архивов;
    • более простой контроль информационных потоков;
    • большая скорость поиска и извлечения информации;
    • возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

    Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

    На рис 3.22 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.

    В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

    Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, перечисленные на рис. 3.20.

    Еще остались предприятия и учреждения, которые по -прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?

    В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм — налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа — это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.

    Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице и нет следов нарушения поверхности бумаги (т.е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки.

    Читайте так же:  Счет на физическое лицо от юридического

    В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.

    Принятый в январе 2002 года Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твердой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором.

    Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.

    Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации.

    Электронный документ как доказательство в суде

    Электронные документы постепенно становятся элементом хозяйственной деятельности российских компаний. Они удобны, позволяют не захламлять офис кучей бумаги, а обмениваться такими документами компании могут за считанные секунды. Но что нужно для того, чтобы электронный документ имел юридическую силу? И как доказать юридическую силу электронного документа в суде?

    На эти вопросы отвечает юрист электронной торговой системы B2B­Center Дмитрий Казанцев.

    Юридическая сила электронного

    Действующее российское законодательство признаёт возможность оформления сделки с помощью электронного документа при условии, что такие документы подписаны электронной подписью. Соответствующие нормы закреплены в ст. 434 Гражданского кодекса РФ и в ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.06 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Закон №149-ФЗ).

    В электронной форме могут оформляться не только контракты, но и первичные и сводные учетные документы – при условии, что они удостоверены электронной подписью (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Статья 169 Налогового кодекса РФ прямо допускает составление и выставление счетов-фактур в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств для приема и при условии, что электронный счет-фактура подписан квалифицированной электронной подписью руководителя компании либо уполномоченного им лица (порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утверждён приказом Минфина России от 25.04.11 №50н, а форматы для них – приказом ФНС России №ММВ-7-6/[email protected] прим. авт.).

    Таким образом, ключевым элементом любого электронного документа, свидетельствующим о его юридической силе и подтверждающим факт направления надлежащей стороной, является электронная подпись. Её наличие является не последним фактом и в ходе судебного разбирательства, а потому о правовом регулировании электронной подписи необходимо сказать подробнее.

    В п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закона №63-ФЗ) установлено, что по общему правилу информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Аналогичная норма установлена в п. 3 ст. 11 Закона №149-ФЗ. Это требование сформулировано в виде императивной нормы, однако суды вправе признать надлежащим заверением информации и простую подпись, что они зачастую и делают на практике.

    Здесь мы подходим к вопросу о видах электронных подписей, легализованных в современном российском законодательстве. Статья 5 Закона №63-ФЗ называет следующие виды электронной подписи:

    1. Простая электронная подпись.

    При её применении факт формирования электронной подписи определенным лицом подтверждается путем использования кодов, паролей или иных средств.

    2. Усиленная электронная подпись.

    1) формироваться в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

    2) позволять определить лицо, подписавшее электронный документ;

    3) позволять обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

    4) создаваться с использованием средств электронной подписи.

    3. Усиленная квалифицированная электронная подпись.

    Усиленные электронные подписи подразделяются на квалифицированные и неквалифицированные. Ключ проверки усиленной квалифицированной электронной подписи обязательно должен быть указан в квалифицированном сертификате.

    Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Если в соответствии с законодательством или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, то электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Такое правило установлено частями 2 и 3 ст. 6 Закона №63-ФЗ. Иными словами, простая и неквалифицированная электронные подписи соответствуют автографу, а усиленная подпись соответствует удостоверению документа подписью и печатью. Таким образом, усиленная неквалифицированная подпись может быть признана как аналогом подписи, так и аналогом подписи с печатью.

    документ в суде

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Документы, отправляемые посредством электронной почты, в соответствии с приведённой выше классификацией можно назвать подписанными простой электронной подписью. Однако суд может признать обмен такими документами надлежащим заключением договора, если обстоятельства дела свидетельствуют о реальности совершения сделки: например, осуществляется поставка товара, что подтверждается счетами-фактурами, товарными накладными и платежными поручениями. В частности, такая правовая позиция подтверждена определением ВАС РФ от 17.10.08 №13675/08.

    Электронный документ предоставляется в суд в распечатанном виде с проставлением удостоверения руководителя или уполномоченного сотрудника организации, предоставляющей в суд данный документ. Данное удостоверение должно свидетельствовать о том, что распечатанная бумажная копия соответствует электронному оригиналу. Если документ подписан простой электронной подписью, то из представленной распечатки должны быть ясны по крайней мере дата и время формирования такого электронного документа и сторона, направившая этот документ. Если электронный документ подписан усиленной подписью, то в распечатке должна присутствовать специальная отметка о проставлении электронной подписи.

    Суд может признать договор, заключенный с помощью электронной почты, если каждая из сторон представила тождественные распечатки такого договора. При этом сами по себе такие даже идентичные бумажные копии, не подтверждённые другими доказательствами, не могут служить фактом подтверждения заключения договора. Но что делать, если доказательства не собраны, а представленные сторонами копии договоров содержат разные условия? Именно для профилактики таких ситуаций в ходе судебного разбирательства и необходимо ещё при заключении договора удостоверять его усиленной квалифицированной электронной подписью.

    Такая подпись позволят удостоверить два принципиальных момента: во-первых, то, что договор подписан надлежащей стороной (поскольку сертификат является именным и выпускается с указанием должности подписанта), а во-вторых то, что подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью документ после подписания оставался неизменным.

    В ч. 1 ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», который до сих пор является действующим, установлены следующие признаки, при одновременном соблюдении которых электронная цифровая подпись считается равнозначной собственноручной:

    1. Сертификат ключа подписи действителен на момент проверки или на момент подписания электронного документа.

    2. Подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе.

    Читайте так же:  Кто рассматривает административные дела

    3. Электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.


    Подлинность электронной подписи и неизменность электронного документа, подписанного этой подписью, может подтвердить удостоверяющий центр, выдавший такую подпись. При возникновении в суде спора о содержании электронного документа необходимо заказать экспертизу в удостоверяющим центре. Он же сможет подтвердить действительность сертификата подписи на момент подписания электронного документа.

    Необходимо принимать во внимание то обстоятельство, что удостоверяющий центр не может подтвердить или опровергнуть подлинность электронной подписи, выданной другим удостоверяющим центром. Поэтому если электронный документ удостоверен несколькими электронными подписями, выданными разными удостоверяющими центрам, то в случае спора о содержании документа экспертизу необходимо будет заказать в каждом из таких удостоверяющих центров.

    Способы представления юридически значимых электронных документов в суд

    Обратимся к истории признания электронных документов (далее — ЭД) в качестве письменных доказательств в суде.

    История использования электронных документов в судебном процессе датируется 1979 годом. Впервые вопрос определения подлинника и копии электронного документа был рассмотрен в Инструктивных указаниях Госарбитража СССР от 29.06.1979 N И-1-4 «Об использовании в качестве доказательств документов, представленных с помощью электронно-вычислительной техники». Пункт первый Указаний гласит: если для разрешения спора требуется подлинник документа, в суд нужно представить его первый экземпляр. На тот момент речь шла о представлении компьютера, на котором создавался файл.

    Спустя более чем 20 лет отношение закона к документам, созданным в электронном виде, значительно изменилось. Так, в 2002 году в Арбитражно-процессуальный кодекс РФ (далее — АПК РФ, ч. 3 ст. 75) была введена норма, устанавливающая, что документы, созданные посредством электронной связи, могут быть представлены в суд в качестве доказательств. В последующие годы и вплоть до сегодняшних дней данная норма претерпевала ряд изменений, но суть оставалась неизменной: электронные документы принимаются арбитражным судом в качестве письменных доказательств.

    Подача иска в электронном виде

    Любое судебное разбирательство начинается с иска. Благодаря тому, что в России в последние годы активно развивается система электронного правосудия, у граждан появилась возможность подать исковое заявление через интернет. И АПК РФ этому не противоречит (ч.1 ст. 125 АПК РФ).

    Как подать электронный иск?

    1. Зайдите на официальный сайт арбитражного суда.
    2. Зарегистрируйтесь в Личном кабинете.
    3. Выберите вид искового заявления, которое вас интересует.
    4. Приложите к иску электронные документы, которые вы собираетесь использовать в качестве письменных доказательств. Обратите внимание, все документы должны иметь формат PDF, так как речь идет о скан-копиях бумажных оригиналов (!). Электронные оригиналы, подписанные электронной подписью, вы не сможете загрузить.

    Более подробную информацию о порядке подачи заявлений в арбитражные суды вы можете найти на официальном ресурсе.

    Правила представления электронных документов в Арбитражный суд

    Итак, Арбитражно-процессуальный кодекс позволяет нам представлять доказательства в двух видах — в виде оригиналов или копий. Правда, с оговоркой: если это копия, то при запросе суда мы обязаны будем предоставить оригинал. Поэтому будьте готовы к тому, что суд может потребовать у вас (на основании абз. 2 п. 3 ст. 75 АПК РФ) оригиналы документов, если те были представлены в виде копий.
    А теперь подробнее о том, как представить электронный документ. У вас есть два варианта:

    1. Вы выгружаете документы из той информационной системы, в которой работаете, или из того сервиса, с помощью которого обмениваетесь со своими контрагентами. Причем выгружаете вместе с файлами электронных подписей (далее — ЭП). После вы записываете их на съемный носитель информации (CD, DVD, флеш-накопитель и др.), приносите в суд на досудебное или уже судебное разбирательство. Также к делу можно приложить скриншоты системы/сервиса и информационные квитанции (об этом позднее).
      Если у арбитражного суда есть техническая возможность просматривать электронные документы —рабочие места судей оборудованы соответствующей техникой (ПК, установленное средство криптографической защиты информации, ПО для просмотра файлов .XML, .PDF, .DOC и др.), вы можете приносить свои письменные доказательства на флешках, дисках и прочих носителях.
    2. Если вы не уверены в техническом потенциале суда, приходите со своей техникой, которая предоставляет доступ к локально сохраненным оригиналам документов. Теоретически это возможно, но велика вероятность, что никто из работников суда в вашей технике разбираться не захочет, и судья, скорее всего, попросит вас распечатать электронные документы, то есть сделать бумажные копии.

    Правила представления бумажных копий электронных документов в Арбитражный суд

    Интересно, а как с копиями электронных документов? Как правило, под копиями ЭД имеются в виду бумажные копии, иначе говоря распечатки. П редставить копию в суд можно также двумя способами:

    1. Вы распечатываете документы прямо из той системы, в которой они были созданы или получены от контрагента, и заверяете собственноручной подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, проставляете печать организации.

    Кстати, при распечатке электронного документа, созданного, например, в сервисе обмена, на бумагу проставляется специальный штамп. Он удостоверяет о том, что ЭД был передан через сервис и подписан электронной подписью. Стоит отметить, что действующее законодательство Российской Федерации пока не предъявляет никаких требований к данной отметке и не диктует правила, как работать с бумажными копиями электронных документов. Однако до сих пор действует Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X, на основании которого можно сделать вывод, что копия любого документа обязательно должна содержать в себе информацию: когда была создана копия и где можно найти оригинал.

    Таким образом выглядит распечатанная копия электронного счета-фактуры, выгруженная из сервиса обмена Synerdocs:

    2. Второй способ представления бумажных копий электронных документов также сводится к распечатыванию электронных оригиналов. Только помимо собственноручной подписи и печати организации, здесь требуется нотариальное заверение.

    Роль Оператора электронного документооборота в суде

    Ранее мы уже упомянули о том, что к делу могут быть приложены скриншоты системы/сервиса и информационные квитанции. Настал черед рассказать об этом подробнее.

    При работе с документом суд оценивает факт его существования, отправления, получения и подписания. Распространяется это на сканы и на электронные оригиналы. Все эти факты может подтвердить Оператор электронного документооборота (далее — Оператор ЭДО). Каким образом?

    На все документы, отправляемые и получаемые через сервис, формируются служебные документы. Они содержат информацию об отправке, о получении, о подписании. Существуют также информационные квитанции, которые формируются на неформализованные документы. Все эти доказательства — служебные документы, информационные квитанции, скриншоты — вы можете представить в суд. Также у вас есть возможность пригласить представителя Оператора ЭДО в качестве независимого специалиста в суд, чтобы тот объяснил технические вопросы и нюансы работы с сервисом и т.д.

    Таким образом, Оператор ЭДО может пригодиться при судебных тяжбах.

    В рамках онлайн-семинара Synerdocs «Казнить нельзя помиловать: электронное правосудие» было затронуто множество вопросов, интересующих юристов, нотариусов, предпринимателей. Подробные ответы экспертов опубликованы в отдельном материале.

    Читайте так же:  Незаконный оборот наркотических средств

    Читайте также:

    Закупки Беларуси: обзор законодательства

    Закупки Беларуси — логичное продолжение темы законодательства в странах Евразийского экономического союза. Лаконичные формулировки норм в этой стране являются любопытным вариантом реализации классической теории регулирования конкурентных закупок. Читайте новый обзор от Дмитрия Казанцева, кандидата юридических наук, начальника отдела правовой экспертизы центра электронных торгов B2B-Center.

    Юридическая сила электронного документа

    Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

    Что такое электронный документооборот?

    Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

    В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

    • федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
    • федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
    • приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

    Что придает электронному документу юридическую силу?

    Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.

    Формализованные документы

    К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

    • соответствие формату, утвержденному государством,
    • передача документов в соответствии с регламентом,
    • квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

    Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

    Неформализованные документы

    К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.

      Подписать квалифицированной электронной подписью. Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
  • Подписать простой или неквалифицированной электронной подписью.
  • Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

    Как подписать документ электронной подписью?

    Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

    1. В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
    2. В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
    3. В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
    4. В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
    5. В специальных программах для создания и проверки электронной подписи, которые устанавливаются на компьютер (например, КриптоАРМ).
    6. В веб-сервисах, куда можно загрузить любой документ и создать для него электронную подпись (например, Контур.Крипто).

    О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.

    Проблема разграничения понятий «юридическая сила документа» и «юридическая значимость документа»

    Вместе с этой статьей выбирают:

    Понятие юридической силы документа — давно существующее и привычное всем специалистам понятие, значение которого определено ГОСТ Р 51141-98. Понятие юридического значения (значимости) документа — относительно новое, получившее широкое распространение только в последние 5-10 лет. При этом следует отметить, что это понятие, во-первых, применяется обычно не к документу вообще, а к электронному документу, а во-вторых, наряду с этим понятием также используется понятие «юридически значимый электронный документооборот», которое широко употребляется как разработчиками систем электронного документооборота, так и пользователями этих систем.

    Если понятие юридической силы имеет установленное стандартом определение, то понятие юридической значимости документа (документооборота) такого определения не имеет, что, безусловно, создает определенные трудности при употреблении этих понятий. Нередко даже в специальной литературе эти понятия считаются синонимичными. Насколько это верно? Поговорим о юридической значимости электронного документа более подробно.

    Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

    Юридическая значимость электронного документа

    Для того чтобы понять, что такое «юридическая значимость электронного документа» зададим себе вопрос, почему это понятие возникло именно тогда, когда мы стали активно работать с электронными документами и когда появилась возможность заверять электронный документ электронной подписью и соответственно сформировались предпосылки для перехода на безбумажный документооборот, т. е. исключения в определенных случаях документа на бумажном носителе из информационного обмена. Почему, имея дело с документами на бумажном носителе, мы могли обходиться понятием «юридическая сила документа» и нам его было достаточно? Очевидно, ответ на этот вопрос заключается в том, что документ на бумажном носителе — это самостоятельный физический объект, контроль над которым мы можем осуществлять непосредственно, отслеживая перемещение данного объекта в процессе его подготовки или исполнения.

    Конечно, документ на бумажном носителе не существует сам по себе: в процессе подготовки он может быть связан с другими документами (например, документами, инициирующими издание данного документа или служащими основанием для его издания, с ранее подготовленными проектами и др.); после того, как документ подготовлен или издан, он может перемещаться в другую систему документооборота или помещаться в дело и попадать в состав документального фонда, но в любом случае документ на бумажном носителе — это визуально воспринимаемый и контролируемый нами объект. Отношения между субъектом, осуществляющим документирование (автором документа) и самим документом в данном случае можно графически представить следующим образом:

    Совершенно иная ситуация складывается в случае с электронным документом, поскольку электронный документ создается с помощью информационной системы, передается из одной информационной системы в другую, хранится в информационной системе, т. е. существует на протяжении своего жизненного цикла в информационной системе — системе электронного документооборота (СЭД). Визуально мы воспринимаем электронный документ через его представление в человекочитаемой форме как видеограмму на экране монитора или в виде распечатки на бумаге. Контроль за документом на протяжении всего периода его существования осуществляет СЭД. В связи с этим отношения между автором электронного документа и собственно документом выглядят иначе:

    Именно тот факт, что существование электронного документа обеспечивается информационной системой — СЭД, и человек не может непосредственно управлять электронным документом так, как он ранее управлял документом на бумажном носителе, ставит ряд дополнительных вопросов, решение которых необходимо для определения места электронных документов в системе социальных коммуникаций и в том числе признания за электронным документом статуса официального документа и, что самое главное, — возможности использовать электронные документы в качестве доказательства, в т. ч. в суде.

    Читайте так же:  Монтаж газового счетчика в частном доме

    В Рекомендациях Европейской экономической комиссии ООН в отношении функциональной совместимости подписанных цифровых документов подчеркивается, что между цифровыми и бумажными документами много общего, но между ними есть и ряд важных различий, в частности «подписанные бумажные документы, как правило, содержат собственноручную подпись подписанта, тогда как цифровая подпись под электронным документом не имеет графической формы. Обычно только компьютерная программа способна произвести сложные математические расчеты, необходимые для проверки цифровой подписи».

    Правовой режим электронной подписи у нас в стране установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которым (ст. 6) определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Эти условия различаются в зависимости от того, какой электронной подписью подписан документ, и состоят в следующем:

    1. «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
    2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. ».

    Кроме того, законом (ст. 11) установлен порядок признания квалифицированной электронной подписи, который включает ряд условий, одним из которых является положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.

    Из приведенных положений закона вытекает, что сама возможность использования для подписания электронных документов того или иного вида электронной подписи должна быть установлена нормативными правовыми актами или соглашением сторон (в случае использования неквалифицированной или простой электронной подписи), а при получении электронного документа, подписанного электронной подписью, обязательна процедура проверки, которая должна подтвердить (или не подтвердить) принадлежность владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и отсутствие искажений в подписанном электронном документе.

    Представим ситуацию: мы создали электронный документ внутренний, подписали его неквалифицированной или простой электронной подписью (в соответствии с установленным в организации порядком), следовательно, мы вправе считать, что данный электронный документ имеет юридическую силу. Если тот же электронный документ необходимо будет передать контрагенту или представить в качестве доказательства в суд, нам придется совершить ряд дополнительных действий: либо подписать документ квалифицированной подписью, если у нас имеется электронная подпись для реализуемого типа отношений, либо руководствоваться соглашением между сторонами, дающим право использовать данный вид электронной подписи при обмене документами (если такое соглашение имеется), либо (если речь идет об использовании данного документа в качестве судебного доказательства) представить внутренний нормативный документ, устанавливающий порядок подписания электронных документов данного вида и подтверждающий, что документ имеет юридическую силу. И только в случае, если документ будет удовлетворять всем имеющимся условиям, можно будет считать, что он является юридически значимым документом.

    Таким образом, применительно к электронному документу следует признать, что факт подписания электронного документа установленным видом электронной подписи означает, что данный документ обладает юридической силой, но это еще не означает, что данный документ может быть подлинным доказательством, если данный документ потребуется представить контрагенту либо иному органу или лицу. Говорить о том, что данный документ может выступать как доказательство, можно будет, как минимум, после проверки электронной подписи и получения положительного результата, а возможно, и после осуществления иных дополнительных действий, например представления соглашения, заключенного сторонами информационного обмена.

    Из вышеизложенного можно сделать вывод: юридически значимый документ — это документ, который может выступать в качестве доказательства (подтверждения) деловой или иной деятельности, иначе говоря, это документ, содержание которого может восприниматься как подлинное. Почему мы не пользовались понятием юридической значимости при работе с документами на бумажном носителе? Ответ очевиден: любой документ на бумажном носителе, имеющий юридическую силу, является одновременно юридически значимым документом. Конечно, и при работе с документами на бумажном носителе возникали ситуации, требующие проверки подлинности документа, следовательно, и в этом случае при положительном результате можно было бы говорить, что документ является юридически значимым, или при неподтверждении подлинности документа — о том, что документ не является юридически значимым документом, а является подделкой, фальшивым документом. Как нам представляется, в отношении документов на бумажном носителе понятия «подлинный документ» и «юридически значимый документ» можно рассматривать как синонимы.

    В заключение обратимся к ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 , который устанавливает требования к электронным документам. Стандарт устанавливает (раздел 7, пп. 7.2.1-7.2.5), что принципы политики, процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, обладающих определенными характеристиками, а именно: аутентичность, целостность, достоверность, пригодность для использования.

    По ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 документ является аутентичным, если он соответствует установленным правилам, был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

    Пригодным для использования является документ, который можно найти (имеется в виду — в информационной системе), воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении должны сохраняться связи между документами, фиксирующие последовательность действий, связи с деловой деятельностью или операциями, в которых эти документы были созданы и применялись.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Сформулированные в стандарте требования, которым должны удовлетворять электронные документы, не имеют прямого отношения к юридической силе документа (как мы уже отмечали, для придания юридической силы документ должен быть подписан уполномоченным органом (лицом) установленным видом электронной подписи), но имеют самое непосредственное отношение к юридической значимости электронного документа, поскольку считать юридически значимым можно только тот электронный документ, который является аутентичным, достоверным, целостным и пригодным для использования.

    Юридическая сила электронного документа
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


    УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

    8 800 350 84 37

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here